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Email: Im Betreff klare Aussagen machen

17.02.2021
 

Ein klein wenig hat das auch mit dem vorhergehenden Eintrag zu tun. Man könnte es auch als einen weiteren Punkt dazu nehmen, wenn man auf Betrugs-Emails achten muss.

Bei vielen Emails die täglich bei uns ankommen, gibt es oftmals sehr unklare Aussagen im Betreff zum Emailkontext.

 

In der Regel sehen wir von wem die Email kommt, jedoch um was es dabei geht im Text selbst ist oftmals aus der Betreffzeile nicht nachvollziehbar

Es wäre schön wenn man in einem Satz ein paar Schlüsselwörter erwähnen kann um was es geht.

Firmen
Insbesondere bei Firmen sehe ich da einen SEHR grossen Handlungsbedarf.
Im Betreff steht manchmal nur "Rechnung 12345" und als Absender "Mustermann, Petra" obwohl es von der Firma "ABC Bedarf" kommt.
Also warum nicht gleich im betreff: ABS Bedarf - Ihre Rechnung 12345
Ich erkenne nicht dass es sich um die Firma handelt, wenn die Email von der Mitarbeiterin "Mustermann, Petra" abgeschickt wird. Beispiel: mustermann.petra@absbedarf.com. Da sehe ich den Absender nur als "Mustermann, Petra", nicht aber die Firma

Wenn ich als Firma eine Email verschicke, möchte ich doch erkannt werden und im Betreff klar signalisieren um was es geht damit es speditiv abgearbeitet wird.

Deshalb, signalisieren wir seit längerer Zeit unsere Emails, im Betreff, immer erst mit "IDLC GmbH" und dann die Kernaussage in ein paar kurze Worte.


Privatpersonen

Es ist wichtig sich klar zu identifizieren, da immer mehr und mehr, in der Schweiz die amtlichen Dienstleistungen via Internet und auf den Email-Weg stattfinden. Corona hat dazu beigetragen, dass nicht nur der "Service Public" einen riesen Sprung gemacht hat, sondern auch, dass viele Firmen nun die Digitalisierung für sich als Kanal gefunden haben oder besser gesagt, sich aneignen mussten.
Wir reden hier von KOMMUNIKATION. Möchte ich etwas, so muss ich in Erscheinung treten und mich kurz und bündig ausdrücken können.

Beispiel als Betreff:  (Name, Vorname), (Referenznummer des Schreibens oder Personalnummer) - (4-6 Wörter um was es geht).

Bei Ämtern ist es wichtig, dass die Sachbearbeiter*innen erst mal schnell den Namen und die damit verknüpfte Nummer sehen, damit das eDossier eröffnet werden kann. Das Gleiche gilt für Reklamationen beim Online-Einkauf (sofern nicht ein Login Konto eröffnet werden musste).
Macht es Eurem Gegenüber leichter das wichtigste auf einem Blick zu erfassen.

 

Und zum Schluss, vergesst nicht bei wichtigen Anfrage, am Ende in Eurer Signatur (Abschlussinformationen im Email), den Namen, die Adresse, Telefonnummer (dort wo ihr am besten erreichbar seid) und die Emailadresse anzugeben. Damit kann man Euch dann bei Unklarheiten gegebenenfalls per Post anschreiben oder sofort anrufen.

"Phishing Emails" oder wie man sich Viren auf dem PC einfängt
29.01.2021

 

"Phishing" oder F I S H I N G ausgesprochen, ist das englische Wort für Angeln, in diesem Fall wäre das Wort "Ködern" zutreffender. Viele fast perfekt gestalteten Emails von bekannten Firmen und Konzernen kann man im ersten Moment nicht als Fälschung erkennen. Firmen wie DHL, Hosttech, Postfinance, Microsoft werden missbraucht um ahnungslose Menschen reinzulegen, um sie dazu zu bewegen entweder die Emailanhänge aufzumachen (Viren- oder Spionagegefahr) oder um Login-Daten zu erfragen. Kann man sich davor schützen? Ja, auf drei ganz einfache Weisen.
 

  1. Egal welche Firma, KEINE wird Sie je in einem Email um Ihre Login-Daten (also Benutzername und Passwort) bitten. Einfach nie.
     

  2. Gehen Sie mal auf die Emailadresse des Absenders und klappen Sie mal die Emailadresse ganz auf (in manchen Emailprogrammen ist links oder rechts neben der Emailadresse noch ein kleiner Pfeil nach unten gerichtet oder Sie fahren mit der Maus über die Emailadresse und lassen sie 3-5 Sekunden dort stehen), dann erscheint in einem Mini-Fenster (genannten Kontext-Fenster) die volle Emailadresse. Sie werden sehen, dass nach dem @ Zeichen eine ganze komische Endung steht. Zu 99% nicht die Endung der seriösen Firma. Wenn Sie das so sehen, die Email getrost löschen.
     

  3. Achten Sie insbesondere auf grammatikalische Fehler, komische Satzstellungen und falsche Redewendungen. Briefe von renommierten Firmen werden in stilistisch korrektem Deutsch, Französisch oder Italienisch (je nach Region) geschrieben.


Zuguterletzt noch ein Tipp: Wenn Sie unsicher sind, ob es ein echtes oder ein unechtes Email sein könnte, löschen Sie das Email sicherheitshalber einfach. Wenn eine Firma etwas von Ihnen will, dann wird sie sich wieder bei Ihnen melden. Lieber auf Nummer sicher gehen, als Datenverlust zu riskieren.

Unterrichts-, Aus- und Fortbildungstermine
26.01.2021


Wir haben versucht bis Ende Dezember 2020 Unterrichts- und Fortbildungstermine festzulegen für das Jahr 2021 - doch der Bundesrat tagt derzeit inzwischen fast wöchentlich. Weiterhin sind Veranstaltungen im Bildungsbereich verboten. Da die verschärften Massnahmen erst einmal andauern und sogar mit einer Straffung zu rechnen ist, können wir leider immer noch keine fixen Termine anbieten.

Da es uns wichtig ist einen qualitativ hochwertigen Unterricht (und Ausbildung) anbieten zu können, in dem auch Energie (Chi) eine wichtige Rolle spielt, haben wir bewusst auf einen webbasierten Unterricht verzichtet.

 

Wir hoffen auf Euer Verständnis und bitten um Eure Geduld.

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