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Email: Im Betreff klare Aussagen machen

Ein klein wenig hat das auch mit dem vorhergehenden Eintrag zu tun. Man könnte es auch als einen weiteren Punkt dazu nehmen, wenn man auf Betrugs-Emails achten muss. Bei vielen Emails die täglich bei uns ankommen, gibt es oftmals sehr unklare Aussagen im Betreff zum Emailkontext.

In der Regel sehen wir von wem die Email kommt, jedoch um was es dabei geht im Text selbst ist oftmals aus der Betreffzeile nicht nachvollziehbar Es wäre schön wenn man in einem Satz ein paar Schlüsselwörter erwähnen kann um was es geht. Firmen Insbesondere bei Firmen sehe ich da einen SEHR grossen Handlungsbedarf. Im Betreff steht manchmal nur "Rechnung 12345" und als Absender "Mustermann, Petra" obwohl es von der Firma "ABC Bedarf" kommt. Also warum nicht gleich im betreff: ABS Bedarf - Ihre Rechnung 12345 Ich erkenne nicht, dass es sich um die Firma handelt, wenn die Email von der Mitarbeiterin "Mustermann, Petra" abgeschickt wird. Beispiel: mustermann.petra@absbedarf.com. Da sehe ich den Absender nur als "Mustermann, Petra", nicht aber die Firma Wenn ich als Firma eine Email verschicke, möchte ich doch erkannt werden und im Betreff klar signalisieren um was es geht damit es speditiv abgearbeitet wird. Deshalb, signalisieren wir seit längerer Zeit unsere Emails, im Betreff, immer erst mit "IDLC GmbH" und dann die Kernaussage in ein paar kurze Worte.

Privatpersonen

Es ist wichtig sich klar zu identifizieren, da immer mehr und mehr, in der Schweiz die amtlichen Dienstleistungen via Internet und auf den Email-Weg stattfinden. Corona hat dazu beigetragen, dass nicht nur der "Service Public" einen riesen Sprung gemacht hat, sondern auch, dass viele Firmen nun die Digitalisierung für sich als Kanal gefunden haben oder besser gesagt, sich aneignen mussten. Wir reden hier von KOMMUNIKATION. Möchte ich etwas, so muss ich in Erscheinung treten und mich kurz und bündig ausdrücken können. Beispiel als Betreff: (Name, Vorname), (Referenznummer des Schreibens oder Personalnummer) - (4-6 Wörter um was es geht). Bei Ämtern ist es wichtig, dass die Sachbearbeiter*innen erst mal schnell den Namen und die damit verknüpfte Nummer sehen, damit das eDossier eröffnet werden kann. Das Gleiche gilt für Reklamationen beim Online-Einkauf (sofern nicht ein Login Konto eröffnet werden musste). Macht es Eurem Gegenüber leichter das wichtigste auf einem Blick zu erfassen.

Und zum Schluss, vergesst nicht bei wichtigen Anfrage, am Ende in Eurer Signatur (Abschlussinformationen im Email), den Namen, die Adresse, Telefonnummer (dort wo ihr am besten erreichbar seid) und die Emailadresse anzugeben. Damit kann man Euch dann bei Unklarheiten gegebenenfalls per Post anschreiben oder sofort anrufen.

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